Contoh Email untuk Kepentingan Bisnis yang Terbaik

Bagikan:

AshefaNews – Email bisnis adalah bagian tak terpisahkan dari proses bisnis di perusahaan modern. Tidak mungkin membayangkan perusahaan menengah, dan terkadang kecil, apalagi besar, yang tidak menggunakan email setiap hari. Email bisni tentu tak boleh dibuat sembarangan sebab menentukan kredibilitas perusahaan. Bagaimana contoh email untuk kepentingan bisnis yang terbaik?

Email jelas merupakan sarana komunikasi bagi hampir semua orang. Namun, email bisnis sedikit lebih spesifik karena membantu pelanggan dengan mudah mengidentifikasi bisnis Anda. Pada artikel ini, kita akan membahas apa itu email bisnis, cara membuat email bisnis dan contoh email untuk kepentingan bisnis yang terbaik

Apa Itu Email Bisnis?

Selama ini ada dua jenis email yaitu pribadi dan perusahaan. Mengesampingkan detail teknis, perbedaannya yaitu untuk email perusahaan, biasa ditautkan ke domain milik sendiri (misalnya, director@superfirma.id), dan kotak surat pun dibuat dan dikelola dari satu panel administratif. Email bisnis untuk perusahaan dapat diatur dari awal dengan menghabiskan uang membayar sewa server dan teknisi atau dapat pula menggunakan salah satu solusi yang sudah jadi.

Email perusahaan adalah alamat resmi yang menyertakan nama domain perusahaan Anda setelah simbol “@”. Juga, nama domain Anda adalah nama situs web tim Anda diikuti oleh domain seperti “.com” atau “.net”. Oleh karena itu, menempatkan nama karyawan Anda sebelum nama Anda membuat karyawan dan organisasi Anda lebih terlihat dan dapat diakses oleh pelanggan.

Contoh email untuk kepentingan bisnis yang terbaik diantaranya : recruit@pertamina.com; support@kai.com’; growth@asus.com; info@mi.com; hrd@pln.com; affiliate@shopee.id; hasnan@telkom.com; mila@baja.id; dan masih banyak lagi.

Manfaat Email Bisnis

Email bisnis memiliki banyak manfaat, yang dijelaskan lebih detail di bawah ini.

  • Mempromosikan perusahaan Anda : Setiap kali Anda mengirim email ke klien dari alamat kantor, Anda mengingatkan mereka tentang perusahaan Anda dan pada saat yang sama ini secara tak langsung pun akan membangun kesadaran.
  • Membangun kepercayaan : Email menggunakan nama domain perusahaan Anda menunjukkan legitimasi dan dapat meyakinkan pelanggan bahwa Anda dapat dipercaya.

Langkah-langkah Menyiapkan Email Bisnis

Gunakan host web Anda saat ini. Untuk membuat email bisnis, siapkan akun host yang dapat Anda gunakan penyedia panel C. Yang lebih nyaman jika Anda sudah memiliki domain yang terdaftar. Langkah pertama adalah mengakses akun hosting web Anda dan mengakses alat cpanel. Jika tidak tahu di mana menemukan Cpanel, Anda dapat menghubungi penyelenggara hosting Anda.

Setelah itu, buka bagian email dan pilih akun email. Anda akan dibawa ke halaman akun email, yang akan mencantumkan semua akun yang telah dibuat. Untuk mulai menyiapkan email perusahaan Anda, klik tombol “Buat” atau Create. Pada layar berikutnya, Anda dapat memasukkan informasi email Anda, termasuk domain yang ingin Anda gunakan, serta kredensial lainnya. Anda memiliki opsi untuk memilih berapa banyak ruang yang digunakan email di server. Nilai defaultnya adalah 250MB, namun Anda dapat mengubahnya menjadi tak terbatas kapan saja. Tentukan apakah Anda ingin membuat folder secara otomatis untuk pengalamatan tambahan.

Gunakan Microsoft 365. Metode ini akan memungkinkan Anda untuk mengakses Excel, Word, dan PowerPoint. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

  • Untuk memulai, buka situs Microsoft 365 dan pilih opsi Beli Sekarang, atau masuk jika Anda sudah memiliki akun.
  • Untuk mulai menyiapkan akun Anda, cukup ikuti petunjuknya. Setelah memasukkan informasi kontak dasar, Anda akan diberikan pilihan untuk memilih domain yang ada.
  • Namun, Anda harus memverifikasi kepemilikan dengan menambahkan data TXT ke pengaturan DNS panel hosting Anda. Jika Anda tidak terbiasa dengan DNS, tanyakan ke pengelola hosting.
  • Kemudian buat ID pengguna dan kata sandi sehingga Anda dapat mengakses akun Anda. Anda akan melihat bahwa nama domain Anda sekarang disertakan dalam alamat email Anda.
  • Terakhir, daftar dengan mengklik tombol “Daftar”. Kemudian masukkan informasi penagihan Anda dan masuk ke portal Microsoft 365.

Gunakan layanan email dari GoDaddy. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

  • Untuk memulai, pilih paket dan klik tombol “Tambahkan ke Skema”. Di layar berikutnya, Anda dapat menambahkan lebih banyak pengguna dan mengatur durasinya.
  • Untuk menyelesaikan prosedur pembayaran, klik “Lanjutkan” untuk mengisi formulir. Kemudian buka Dasbor GoDaddy. Klik opsi untuk menyiapkan alamat email kerja profesional di tab Produk Saya.
  • Saat Kontrol Panel Email dan Office muncul, Anda dapat memilih domain untuk alamat email perusahaan Anda.
  • Setelah mengklik Lanjutkan, ikuti petunjuk untuk membuat akun dan membuat email perusahaan.
  • Untuk memverifikasi domain, Anda harus menambahkan data DNS menggunakan informasi GoDaddy. Jika Anda tidak tahu di mana menemukan pengaturan tersebut, lihat dokumentasi bantuan hosting web Anda.
  • Anda sudah siap setelah memverifikasi domain! Anda dapat mulai menggunakan email profesional dengan klien pilihan Anda. 

Google Email for Business. Email Bisnis Google membantu membuat perusahaan Anda lebih terpercaya daripada platform lain. Jika Anda sudah menggunakan klien email yang berbeda, Anda harus beralih ke Email Bisnis Google karena ini menyediakan alat migrasi untuk mengimpor email saat ini dengan mudah dari sistem lain dan juga dapat disinkronkan dengan program lain. Layanan Email Bisnis Google mencakup beberapa fitur yang membuatnya menarik bagi bisnis kecil yaitu :

  • Kapasitas memori 30 GB
  • Tidak ada batasan jumlah alamat email grup seperti sales@ atau info@.
  • Jika Anda ingin memiliki lebih dari satu alamat email, setiap pengguna dapat memiliki hingga 30 email alias.
  • tidak ada iklan seperti versi pribadi gratis dari Gmail.
  • Penyimpanan pribadi Gmail berlipat ganda.
  • Aplikasi Google Hangouts menyediakan kemampuan obrolan dan video.
  • Fitur Keamanan Email Google untuk Bisnis

Anda dapat menggunakan Google Email for Business, secara offline untuk membaca email yang ada dan membuat email baru. Setiap email yang belum dikonfirmasi akan dikirim segera setelah Anda terhubung kembali ke jaringan. Terlebih lagi, Google kini menyediakan aplikasi seluler untuk membaca dan mengirim email saat bepergian.

Format Email Bisnis

Untuk membuat email bisnis terlihat profesional, Anda harus terlebih dahulu memahami strukturnya. Ini membantu dalam kejelasan pesan Anda. Email yang diformat dengan buruk dapat meninggalkan kesan negatif. Elemen berikut harus disertakan dalam format email bisnis yang benar:

  • Nama pengirim;
  • subjek utama;
  • kepala bagian depan;
  • Salam pembuka;
  • badan surat;
  • Penutup

Pembaca Anda pertama-tama akan melihat nama pengirim, judul subjek, dan preheader. Kesan pertama surat Anda akan mempengaruhi dibuka atau tidaknya email tersebut. Pastikan nama pengirim bukan alamat email yang campur aduk. Pastikan mencantumkan nama perusahaan atau karyawan. Penting juga untuk diingat bahwa baris subjek surat harus pendek (enam sampai sepuluh kata) dan berisi informasi yang akurat.

Preheader, yang biasanya terdiri dari satu kalimat, digunakan untuk meringkas pesan email. Baris subjek dan konten header dapat dan harus bekerja sama untuk merangsang keingintahuan pembaca Anda dan menarik mereka untuk membuka email Anda.

Salam pembuka. Dalam hal menyusun sapaan, itu tidak mudah karena Anda harus menentukan apakah Anda menyapa audiens Anda secara formal atau dengan cara yang ramah. Ingatlah bahwa kita berbicara tentang korespondensi bisnis di sini, jadi jagalah agar tetap profesional.

Badan surat. Tidak ada yang membaca pesan satu paragraf yang panjang berlama-lama. Jadi, cepat langsung ke intinya dan buat paragraf dari satu atau dua kalimat. Menggunakan daftar berpoin atau bernomor juga merupakan ide bagus.

Penutup. Adalah kesimpulan dari email. Ya, penting untuk menulis isi pesan Anda dengan sangat baik, tetapi bagaimana Anda mengakhiri surat bisnis sama pentingnya jika Anda ingin membuat kesan positif pada pembaca.

(Ge – HKM)

Tinggalkan Komentar

Scroll to Top